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文档管理系统改变业务的 5 种方式

关注:1081 发表时间:2022-09-06 17:46:16 编辑:admin

文档管理系统是为存储信息而设置的系统,以便轻松、快速和安全地访问。

文档管理涉及每天捕获、存储、保护和检索信息的过程和程序。为通过基于云的存储或文档管理系统 (DMS) 管理文档而设置的系统可简化整个过程,以便轻松、快速、安全地访问以电子方式存储的重要文档。

本文将解释大小企业如何通过改造文档管理系统而获得巨大收益的五种方式:

成本效益
虽然许多公司可能会选择传统的方式来存储硬拷贝文件,但从长远来看,这可能会浪费空间、金钱和时间。文档管理系统 (DMS) 使企业可以更轻松地存储扫描的文档,并将这些文档与其他导入的数字文件合并到单个集线器或基于 SaaS 云的 DMS 服务器。虽然在打印机、复印机、传真机、纸张和墨盒等设备和材料上产生了不必要的费用,但与手动管理物理记录相比,部署电子文档管理系统的成本最低。此外,员工将能够在几秒钟内检索关键业务信息,甚至无需离开工作站。

通过文件共享功能更好地访问
DMS 支持文件共享,允许员工与同事同时访问、共享、协作和更新相同的记录,无论他们身在何处。具有授予访问权限的用户还可以通过链接、在 Web 上发布的文档或作为受密码保护的文件发送给第三方利益相关者的报告来监视和控制文档共享和文件共享。此外,还可以跟踪有关谁查看或编辑了特定数据或文件的信息,以识别过程错误和效率低下。

无缝集成和快速部署
DMS,例如基于云的 SaaS,只需要一个简单的 Web 浏览器互联网连接和最少的 IT 协助即可在客户端部署。虽然升级和更新也是自动提供的,但一些 DMS 解决方案也可以与现有应用程序集成,从而允许信息在不同平台之间无缝流动。除了节省时间和精力之外,它还保持了文档的数据完整性和准确性。DMS 还支持电子邮件集成,可以将文件或文档直接发送给客户、供应商和利益相关者。

合规性和高安全性
大多数行业的数据或文档管理都需要严格的合规性和对数据保密性的严格要求。因此,DMS 解决方案或系统将经过严格的审核流程,以确保符合监管要求,例如新加坡多层云安全标准 (MTCS SS 584:2015)。DMS 通过严格的安全策略保护机密业务信息,并且只允许授权用户单独查看特定文件或文档。

在发生火灾或洪水等灾难时,DMS 可确保您的关键业务数据保持完整,并作为业务连续性的可靠备份。

环境可持续性
DMS 不仅仅是通过帮助企业“走向绿色”作为环境可持续发展的一部分来自动化工作流程。通过用扫描过程代替打印和手动归档,DMS 和云存储减少了碳足迹并消除了纸张浪费,从而有助于保护树木。环境可持续发展还可以提升企业品牌形象和更好的投资回报率 (ROI)。

每种类型的企业,无论是中小型企业 (SME) 还是大型组织,都需要管理大量数据或文档,并在适当的时候将它们提供给员工和其他利益相关者。现在就选择一个文档管理系统,它可以帮助您简化整个流程并获得超越竞争对手的竞争优势。

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